特定技能の定期届出：添付書類は「一定の基準」で変わる

令和8年4月の変更点と提出期間

出入国在留管理庁は、令和8年4月1日から特定技能の定期届出のルールが大幅に変更されたと案内しています。

出入国在留管理庁のリーフレットは、変更点として、特定技能外国人の賃金台帳の写しと、比較対象とした日本人労働者の賃金台帳の写しが添付不要になったことを挙げています。一方で、特定技能所属機関が「一定の基準」を満たさない場合は、労働保険や社会保険に係る資料、納税証明書などの添付が新たに必要になりました。

対象期間は4月1日から翌年3月31日までで、提出期間は翌年の4月1日から5月31日までです。対象期間中に1日でも在留資格「特定技能」の外国人と雇用契約関係があれば提出が必要で、実際の就労がない場合でも提出します。5月31日が土日祝日のときは、翌開庁日が期限です。

リーフレットと作成要領は、定期届出が提出されていない場合、特定技能外国人の受入れは原則認められないとしています。提出書類から基準を満たしていないことが分かり、改善されない場合も同じです。

出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」（確認日：2026年8月3日）、出入国在留管理庁「特定技能制度の定期届出のルール変更に関する広報・周知用リーフレット」（確認日：2026年10月12日）、出入国在留管理庁「特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出 提出資料一覧表」（確認日：2026年10月12日）、出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（確認日：2026年10月12日）

添付書類が変わる「一定の基準」とは

作成要領は、一定の基準を満たすことが分かる書類を出せば、特定技能所属機関に関する書類の提出を省略できるとしています。

一定の基準は3つの要素で構成されます。過去3年間に指導勧告書の交付や改善命令処分を受けていないこと、在留諸申請をオンライン申請で行い各種届出を電子届出で行っていること（事前の利用者登録が必要）、そして一定の実績があり適正な受入れが見込まれる機関のいずれかに当たることです。

実績の要件は、日本の証券取引所に上場している企業、保険業を営む相互会社、高度専門職省令の特別加算の対象企業（イノベーション創出企業）、一定の条件を満たす企業等（条件は作成要領が示す入管庁の資料に記載）、前年分の給与所得の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人、特定技能所属機関として3年間継続した受入れ実績があり過去3年間に債務超過となっていない法人の6つが挙げられています。

基準を満たす場合も、地方出入国在留管理局から求められたときは、省略した書類を提出する必要があります。自社が当てはまるかは、入管庁の作成要領と提出資料一覧表で確認します。入管庁のQ&Aは、現在は窓口や郵送でも、利用者登録と利用申出を終えて今後オンライン申請・電子届出へ移行する場合は、書類を省略してよいとしています。

出典：出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（確認日：2026年10月12日）、出入国在留管理庁「特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出 提出資料一覧表」（確認日：2026年10月12日）

共通の書類と、基準を満たさない場合に足す書類

提出資料一覧表は、すべての機関が出す書類と、基準を満たさない場合に追加する書類を分けています。

すべての機関に共通するのは、受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）と、受け入れた外国人ごとの状況を書く別紙1です。署名欄の別紙2は、郵送・持参の場合は複数の登録支援機関に支援を全部委託しているときに提出します。

電子届出システムで届出をする場合は、委託先が1機関でも、支援の全部を委託している1号特定技能外国人が1人以上いれば、全部委託先すべての署名を受けたスキャンデータを添付します。預貯金口座への振込以外で報酬を支払っている場合は、対象の外国人全員分の報酬支払証明書（参考様式第5-7号）が必要です。

届出期間内に出せなかった場合や、社会保険・雇用保険の資格取得手続、保険料や税の納付が済んでいない場合などは、理由書（任意様式）を付けます。

基準を満たさない場合は、これに加えて、基準適合性に関する誓約書（参考様式第5-17号）、特定技能所属機関概要書（第1-11-1号）、法人は登記事項証明書、業務執行に関与する役員または個人事業主の住民票の写し、労働保険料と社会保険料の納付に係る資料、納税証明書（その3）、法人住民税または個人住民税の納税証明書を出します。労働保険は直近1年分、住民税は直近1年度分です。

社会保険料は、健康保険・厚生年金保険の適用事業所なら届出日の属する月の前々月までの12か月分で、適用事業所でない個人事業主は、国民健康保険料（税）の納付証明書が直近1年分、国民年金保険料の資料が12か月分とされています。受入れに関与しない役員がいる法人は役員に関する誓約書（第1-23号）、自社で支援を行う場合は中長期在留者の受入れ実績等に関する資料なども要ります。

基準を満たす場合は、一定の事業規模及び基準適合性に関する誓約書（参考様式第5-16号）に加えて、実績の要件に応じた証明書類を出します。日本の証券取引所に上場している企業・保険業を営む相互会社は四季報の写しなど上場を証明する文書、源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人は法定調書合計表の写しです。3年間継続して受け入れている法人は、特定技能所属機関概要書（第1-11-1号、「2 決算状況」以外は記載を省略できる）と、書類省略に当たっての誓約書（第1-29号）を出します。

出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出 提出資料一覧表」（確認日：2026年10月12日）、出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（確認日：2026年10月12日）

電子届出システムの利用者登録と、提出前の確認

入管庁は、定期届出を電子届出システムで行うことを推奨しています。

電子届出で出すと、届出書（第3-6号）は画面上で入力するため添付は不要で、それ以外の書類はデータで添付します。インターネット経由で出すには事前の利用者登録が必要で、作成要領は余裕をもって準備するよう案内しています。電子届出で出すことは、書類の一部を省略できる条件の1つでもあります。

窓口に出す場合は、法人の登記上の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局へ郵送または持参します。登録支援機関に支援の全部を委託している場合、登録支援機関は委託元の特定技能所属機関を経由して届出を行うため、所属機関が各委託先の支援実施状況を取りまとめて提出します。

作成要領のチェックリストには、法人の場合は事業所名でなく法人番号が指定されている法人（いわゆる本社）の名称を書くこと、対象期間中に1号から2号へ変更した外国人は1号の人数から除いて2号の労働条件だけを書くこと、などがあります。

• 対象期間（4月1日〜翌年3月31日）に雇用契約関係があった外国人がいるか
• 電子届出システムの利用者登録が済んでいるか（提出期間の前に）
• 過去3年の指導勧告・改善命令の有無と、一定の基準の実績要件のどれに当たるか
• 基準を満たさない場合の誓約書・住民票・保険料や納税の資料をそろえたか
• 法人は本社の名称で書いているか、1号から2号へ変わった人を二重に数えていないか

出典：出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（確認日：2026年10月12日）、出入国在留管理庁「特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出 提出資料一覧表」（確認日：2026年10月12日）、出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」（確認日：2026年8月3日）