特定技能の定期面談はどう行う？実施者・通訳・記録・異常時対応

この記事の対象：定期面談を担当する受入れ企業・登録支援機関

特定技能1号の定期面談について、対象者、実施体制、理解できる言語、面談記録、問題発見後の対応を整理します。金額が未確認の項目は0円とせず、公式資料または個別見積で確認する前提で整理します。

面談対象と実施予定を決める

本人だけでなく、監督する立場の人への確認も工程に入れます。

支援責任者等は、特定技能外国人本人とその監督者等の双方に3か月に1回以上の定期面談を行います。入社時点で年間予定を作り、前回実施日から次回期限を確認できるようにします。

勤務シフトや遠隔地勤務でも延期が続かないよう、本人が十分に理解できる言語の通訳と担当者の予定を早めに確保します。

面談予定は支援対象者ごとに管理し、前回実施日から次回期限を確認します。担当変更時にも予定と過去記録が引き継がれるよう、個人のカレンダーだけに依存しません。確認記録には根拠資料の名称と確認日も残します。

上司同席だけでは把握しにくい問題があることを前提にします。

本人が十分に理解できる言語を使い、雇用条件、生活、健康、人間関係、支援状況を確認します。

通訳者の中立性と守秘、面談場所、オンライン時のプライバシーを確認します。

本人と監督者側の説明が異なる場合は、どちらかを即座に誤りと決めず、確認すべき事実を分けます。安全や人権に関わる緊急事項は通常の確認待ちにしません。確認記録には根拠資料の名称と確認日も残します。

結論だけでなく、確認した事実と次の担当を残します。

面談日、参加者、言語、質問、本人の回答、会社側の回答を記録し、推測を事実として書きません。

追加確認、改善対応、次回確認日を分け、支援記録と社内労務記録の保存範囲を整理します。

記録には必要な事実だけを残し、相談内容を無関係な部署へ広げません。対応担当者が必要とする範囲と法定記録の範囲を整理し、アクセス権も確認します。確認記録には根拠資料の名称と確認日も残します。

問題を聞き取るだけで終わらず、必要な通報・届出・保護へつなぎます。

相談内容の緊急性を確認し、関係行政機関への連絡が必要な場合は公式手順に沿います。

契約不履行や受入れ困難等が関係するときは、面談記録と随時届出を別々に確認します。

問題を把握した後は、本人への回答予定と社内是正の担当を分けます。行政機関への連絡や随時届出が必要かを公式資料で確認し、面談実施だけで対応完了にしません。確認記録には根拠資料の名称と確認日も残します。

本人だけと面談すればよいですか？

公式の支援内容で本人と監督者側の対象を確認します。

オンライン面談でもよいですか？

実施時点の運用要領と本人が安心して話せる環境を確認します。

問題がなければ記録不要ですか？

実施内容と確認結果を所定の方法で記録します。

続けて確認する場合は、初回の生活案内を確認するで条件と確認範囲をつなげられます。

続けて確認する場合は、問題発見後の届出を見るで条件と確認範囲をつなげられます。

個別の申請可否や審査結果を保証するものではありません。申請時点の最新資料と関係機関の案内を優先してください。

本ページの費用や制度説明は、概算を含む一般的な情報提供です。実際の受入れ可否・費用は登録支援機関・関係機関等による確認と見積もりが優先します。本サイトは在留資格申請の代行、書類作成、受入れ可否の判断、個別の労務助言を行いません。