特定技能の定期面談は3か月に1回以上｜実施者・通訳・記録・異常時対応

面談対象と実施予定を決める

本人だけでなく、監督する立場の人への確認も工程に入れます。

支援責任者等は、特定技能外国人本人とその監督者等の双方に3か月に1回以上の定期面談を行います。入社時点で年間予定を作り、前回実施日から次回期限を確認できるようにします。

勤務シフトや遠隔地勤務でも延期が続かないよう、本人が十分に理解できる言語の通訳と担当者の予定を早めに確保します。

面談予定は支援対象者ごとに管理し、前回実施日から次回期限を確認します。担当変更時にも予定と過去記録が引き継がれるよう、個人のカレンダーだけに依存しません。 確認記録には根拠資料の名称と確認日も残します。

本人が話せる環境を作る

上司同席だけでは把握しにくい問題があることを前提にします。

本人が十分に理解できる言語を使い、雇用条件、生活、健康、人間関係、支援状況を確認します。

通訳者の中立性と守秘、面談場所、オンライン時のプライバシーを確認します。

本人と監督者側の説明が異なる場合は、どちらかを即座に誤りと決めず、確認すべき事実を分けます。安全や人権に関わる緊急事項は通常の確認待ちにしません。 確認記録には根拠資料の名称と確認日も残します。

• 本人が十分に理解できる言語で実施している
• 雇用条件を確認事項に含めている
• 生活を確認事項に含めている
• 健康を確認事項に含めている
• 人間関係を確認事項に含めている
• 支援状況を確認事項に含めている
• 通訳者の中立性・守秘を確認している
• 面談場所・オンライン時のプライバシーを確認している

事実と対応を分けて記録する

結論だけでなく、確認した事実と次の担当を残します。

面談日、参加者、言語、質問、本人の回答、会社側の回答を記録し、推測を事実として書きません。

追加確認、改善対応、次回確認日を分け、支援記録と社内労務記録の保存範囲を整理します。

記録には必要な事実だけを残し、相談内容を無関係な部署へ広げません。対応担当者が必要とする範囲と法定記録の範囲を整理し、アクセス権も確認します。 確認記録には根拠資料の名称と確認日も残します。

運用要領の管理簿に残す定期面談の記録項目

法務省の運用要領は、支援の実施に関する管理簿のうち「定期的な面談に関する事項」の記録項目を挙げています。

本人に関する項目に加えて、本人を監督する立場にある人の氏名と役職、面談日時、面談内容と対応内容、実施担当者（通訳人を含む）の氏名と所属が並びます。運用要領は、定期面談報告書（参考様式第5-5号、第5-6号）を保存するよう求めています。

書面に代えて電磁的記録で作成し、支援を行う事業所に備えて置くことも認められていますが、その場合の方法は運用要領で確認してください。

問題を把握した後は、本人への回答予定と社内是正の担当を分けます。行政機関への連絡や随時届出が必要かを公式資料で確認し、面談実施だけで対応完了にしません。 確認記録には根拠資料の名称と確認日も残します。

記録を作らない場合に問われる不正行為

面談の記録の不作成は、受入れ機関の欠格事由に当たる不正行為の例として運用要領に書かれています。

運用要領は、1号特定技能外国人支援計画に基づく支援での不正行為として、定期的な面談（オンライン会議システム等の利用を含む）や相談で、出入国または労働に関する法令に違反する事実を隠す目的で本人の意思表示を妨げる行為を挙げています。

あわせて、基準に適合しない可能性のある内容について、相談記録書や定期面談報告書を作成しない場合などもこれに当たるとしています。出入国・労働関係法令に関する不正行為は、受入れ機関の欠格事由の一つです。該当するかどうかは個別の事案の重大性に応じて判断されるため、自社の事案は出入国在留管理庁などに確認してください。

法令違反等を把握した後の対応を確認する

問題を聞き取るだけで終わらず、必要な通報・届出・保護へつなぎます。

相談内容の緊急性を確認し、関係行政機関への連絡が必要な場合は公式手順に沿います。

契約不履行や受入れ困難等が関係するときは、面談記録と随時届出を別々に確認します。