電子届出・在留申請の利用申出：必要書類と承認要件

オンラインの入口は2つ：申請と届出

入管庁の案内では、在留申請は「在留申請オンラインシステム」、届出は「電子届出システム」と、入口が分かれています。

入管庁の電子届出システムのページは、2025年12月31日までにどちらかのシステムを使ったことがある場合、従来の認証IDとパスワードでログインできるとしています。在留申請オンラインシステムの認証IDがあれば、申請と届出の両方ができ、電子届出システムの認証IDだけの場合は届出のみできます。

2026年1月5日以降に新しく利用者登録と利用申出（新規登録）をする場合は、利用者登録に続いて利用申出を行います。所属機関、特定技能所属機関、登録支援機関などの方は、電子届出システムのページから、オンラインで利用者登録・利用申出を行えます。

出典：出入国在留管理庁「在留申請のオンライン手続：所属機関・公益法人・登録支援機関の職員の方」（確認日：2026年10月12日）、出入国在留管理庁「電子届出システムポータルサイト」（確認日：2026年10月12日）

使える人と、申請等取次者の条件

在留申請オンラインシステムは、申請を本人に代わって取り次ぐ人として入管庁の承認を受けた「申請等取次者」の職員が対象です。所属機関の職員は、承認要件を満たしていれば承認前でも対象になります。

入管庁のページは、利用できる人を3つに分けています。外国人を受け入れている（受け入れようとする）機関の職員、外国人の円滑な受入れを目的とする公益法人の職員、そして登録支援機関の職員です。所属機関の職員は、申請等取次者の承認を受けているか、承認要件を満たしている必要があります。

公益法人と登録支援機関の職員は、地方出入国在留管理官署で申請等取次者として承認されていることに加え、申請人の所属機関からオンライン申請の代行の依頼を受けている必要があります。登録支援機関は、支援計画の全部の実施を委託されているものに限られます。

申請等取次者の承認条件は、入管法に違反する行為などがなく信用できること（所属機関も同様）と、出入国在留管理行政に関する研修会等への参加などの経歴から、入国・在留手続の知識があると認められることです。申請等取次者証明書の有効期間は3年間です。派遣職員や事務補佐員でも、機関で恒常的に業務を行い、機関の指揮命令に服し、正社員と同様の業務を行って業務に精通していると認められれば、「職員」として扱われます。

入管庁のページには、弁護士・行政書士以外の方が、業として申請人などから手数料を得るなどして自ら申請情報を入力すると、弁護士法違反または行政書士法違反となることがあるとの注意があります。当サイトは申請の代行をしません。自社の職員が自社の外国人の申請を行えるかは、入管庁のページと管轄の地方出入国在留管理局で確認してください。

• 申請する人は自社の職員か（派遣職員の場合は3つの要件をすべて満たすか）
• 申請等取次者証明書があるか、承認要件を満たしているか
• 登録支援機関が申請する場合は、所属機関からの代行の依頼があるか

出典：出入国在留管理庁「在留申請のオンライン手続：所属機関・公益法人・登録支援機関の職員の方」（確認日：2026年10月12日）、出入国在留管理庁「申請等取次者としての承認手続」（確認日：2026年10月12日）

利用者登録から承認までの流れと必要書類

手順は、利用者登録で利用者IDを取り、続けて利用申出をして承認を受ける2段階です。以下の要件と必要書類は、在留申請オンラインシステムのページの記載です。届出だけを使う場合の要件は、入管庁または管轄の地方出入国在留管理局で確認してください。

利用者登録では、メールアドレスを登録すると、利用者登録画面へ進むURLがメールで届きます。利用者区分は「所属機関等の職員」を選びます。

この画面に進めるのはメールの送付から24時間以内で、過ぎた場合はメールアドレスの入力からやり直しです。入管庁は、受信拒否の設定がある場合に備えて、「@rasens-immi.moj.go.jp」のドメインを受信できるか確認するよう案内しています。

利用申出は、オンラインのほか、所属機関などの所在地を管轄する地方出入国在留管理官署への郵送または窓口持参でもできます。承認を受けると、在留申請オンラインシステムで申請できるようになります。その機関で最初に承認を受ける場合は「新規利用申出」、すでに承認を受けた人がいる機関で別の人が承認を受ける場合は「追加利用申出」です。

新規と追加の必要書類は、入管庁のページでは同じ項目です。オンラインで利用申出をする場合は申出書の提出が不要です。

承認の要件は、申出人が申請等取次者証明書を持つか承認要件を満たすこと、所属機関が申請等取次者の承認要件を満たすこと、受入れの開始・終了等の届出（入管法第19条の17）や外国人雇用状況の届出を行っていること（公益法人・登録支援機関を除く）、誓約書の提出があること、と挙げられています。カテゴリー3の所属機関がカテゴリー2と同様の添付資料で申請を希望する場合は、安定的・継続的な事業運営が見込まれることも要件で、カテゴリー審査を受ける在留資格の申請では、カテゴリー立証資料等の提出も必要です。

出典：出入国在留管理庁「在留申請のオンライン手続：所属機関・公益法人・登録支援機関の職員の方」（確認日：2026年10月12日）

特定技能の届出で使うときの確認点

特定技能所属機関の届出は電子届出システムで行え、利用者登録と利用申出は届出の前に終えておく必要があります。

入管庁の特定技能の届出ページには、オンラインで定期届出を行う方法の解説動画として、「定期届出の概要」「利用者登録・利用申出の解説」「定期届出の入力方法の解説」の3本が案内されています。電子届出システムのページは、新規登録の操作を「電子届出システム操作マニュアル 所属機関用」の9ページから24ページで確認しながら行うよう案内しています。入管庁のQ&Aは、利用申出で選ぶ機関種別は「特定技能所属機関」とし、単なる「所属機関」は誤りとしています。

定期届出で添付書類を省略できる「一定の基準」には、オンライン申請と電子届出を使っていることが含まれます。入管庁のQ&Aは、過去3年間に指導勧告書の交付や改善命令処分を受けていないことなどの条件を満たし、実績の要件（定期届出のガイド参照）のいずれかに当たる機関が、利用者登録と利用申出（新規登録）を終え、今後オンライン申請・電子届出で行う場合は、提出書類を省略してよいとしています。ただし、その後にオンライン申請・電子届出以外で提出すると、指導勧告書の交付や在留諸申請での不利益な取扱いを受け得るとも書かれています。

在留申請オンラインシステムでは、在留期間の満了日の当日は申請できず、管轄の地方出入国在留管理官署での申請になります。

• 届出担当者の利用者登録と利用申出が、提出期間の前に済んでいるか
• 承認などのメールを受け取れるよう、受信設定を確認したか
• 在留期間の満了日の当日にオンライン申請を予定していないか

出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」（確認日：2026年8月3日）、出入国在留管理庁「電子届出システムポータルサイト」（確認日：2026年10月12日）、出入国在留管理庁「在留申請のオンライン手続：所属機関・公益法人・登録支援機関の職員の方」（確認日：2026年10月12日）