特定技能外国人の労働時間の記録（3年保存）

労働時間とは何か：指揮命令下に置かれている時間

労働時間は、契約や就業規則の書き方ではなく、使用者の指揮命令下に置かれている時間かどうかで判断されます。

厚生労働省のガイドラインは、労働時間を使用者の指揮命令下に置かれている時間と説明しています。使用者の明示または黙示の指示で業務に従事する時間は、労働時間に当たります。

労働時間に当たるかどうかは、労働契約や就業規則の定めで決まるのではなく、労働者の行為が使用者から義務づけられたものといえるかなどで、客観的に判断されます。

ガイドラインは、労働時間に該当する例として、着用を義務づけられた服装への着替えや業務後の清掃などの準備・後始末、指示があれば即時に業務に就くことを求められる待機の時間、参加が義務づけられた研修や、指示による業務に必要な学習の時間を挙げています。

副業・兼業をしている労働者の労働時間の通算の考え方は、副業・兼業の労働時間通算：対象・原則の計算・管理モデルで確認できます。

始業・終業時刻を確認し記録する原則的な方法

使用者は、労働日ごとの始業時刻と終業時刻を確認し、記録します。原則は、使用者の現認か、客観的な記録のどちらかです。

ガイドラインは、使用者には労働時間を適正に把握する責務があるとしています。1日に何時間働いたかだけでなく、始業時刻と終業時刻を確認して記録し、それを基に労働時間を確定します。

原則的な方法は2つです。1つは、使用者または労働時間を管理する者が、始業・終業時刻を自分で確認する方法です。もう1つは、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎に確認する方法です。

客観的な記録は、必要に応じて、残業命令書とその報告書など、使用者が労働者の労働時間を算出するために持っている記録と突き合わせて確認します。

ガイドラインは国籍で区別せず、管理監督者やみなし労働時間制の労働者を除くすべての労働者を対象にしています。

終業から次の始業までの休息時間を確保する仕組みは、勤務間インターバル制度のガイドで確認できます。

• 労働日ごとに始業・終業時刻を記録しているか確かめる
• タイムカードやパソコンの使用時間の記録など、客観的な記録を基礎にしているか確かめる
• 残業命令書など、ほかの記録と突き合わせられるようにしておく

自己申告制で把握する場合に必要な措置

自己申告制は、原則的な方法によることができない場合の方法で、いくつかの措置が求められます。

ガイドラインは、原則的な方法によらず自己申告制で把握せざるを得ない場合の措置を示しています。対象の労働者と、労働時間を管理する者の両方に、ガイドラインを踏まえた十分な説明をします。

自己申告した時間が実際と合っているかは、必要に応じて実態調査をして補正します。入退場記録やパソコンの使用時間から分かる在社時間と、申告した時間とに著しい乖離があるときは、実態調査をして労働時間を補正します。

申告できる時間外労働の上限を設けて、それを超える申告を認めないなど、適正な申告を妨げる措置は講じてはなりません。時間外労働の削減のための社内通達や、定額の時間外手当が申告を妨げていないかも、確認する項目です。

実際には36協定の延長できる時間を超えて働いているのに、記録上は守っているように見せる慣行がないかも確認します。

36協定の限度時間と割増賃金率は時間外労働の上限のガイドで確認できます。

• 自己申告の方法を、本人と管理者の双方に説明したか確かめる
• 申告できる時間外労働の上限を設けていないか確かめる
• 入退場記録と申告時間に大きな差がないか、定期的に確かめる

労働安全衛生法：労働時間の状況の把握と3年の保存

労働安全衛生法は、面接指導を行うために、労働者の労働時間の状況を把握することを事業者に求めています。

労働安全衛生法第66条の8の3は、事業者に、面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法で、労働者の労働時間の状況を把握することを義務づけています。

労働安全衛生規則第52条の7の3は、その方法を、タイムカードによる記録、パソコンなどの使用時間の記録といった客観的な方法その他の適切な方法としています。把握した記録は、作成して3年間保存するための措置が必要です。

労働基準法第109条は、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ、解雇、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存すると定めています。賃金台帳などは附則第143条の経過措置で当分の間3年とされており、書類ごとの保存期間は別のガイドで確認できます。

賃金台帳の記入事項と保存期間は労働者名簿・賃金台帳のガイドで確認できます。

月80時間を超える時間外・休日労働と面接指導

超えた時間が1か月80時間を超え、疲労の蓄積が認められる労働者は、申し出ると医師の面接指導を受けられます。

労働安全衛生規則第52条の2は、面接指導の対象を、休憩時間を除き1週間当たり40時間を超えて労働させた時間が1か月当たり80時間を超え、かつ疲労の蓄積が認められる労働者としています。

この超えた時間の算定は、毎月1回以上、期日を定めて行います。80時間を超えた労働者には、その時間の情報を速やかに通知しなければなりません。規則第52条の3により、面接指導は労働者の申出により行い、事業者は申出があったとき遅滞なく実施します。

面接指導の対象かどうかを判断するにも、労働時間の記録が前提になります。研究開発業務などには別の基準があります。このガイドは制度の説明で、個別の判断は労働基準監督署や社会保険労務士などに確認してください。

労働時間を把握しにくい外回りなどで、所定の時間を働いたものとみなす制度の条件と届出は、事業場外みなし労働時間制｜適用の条件・協定・届出で確認できます。