転職支援実施報告書（第5-12号）と理由書（第5-13号）の記載項目

2つの様式は、実施困難の届出（第3-7号）に添える書類

どちらも単独で出す書類ではなく、支援の実施困難に係る届出書に添付する様式です。

運用要領（令和8年8月版）は、実施予定だった支援が困難になった場合は支援実施困難に係る理由書（参考様式第5-13号）を作成し提出する、非自発的離職者に対する転職支援を実施した場合はハローワークの利用状況などの内容と結果を届け出るため転職支援実施報告書（参考様式第5-12号）を作成し提出する、としています。

届出は、支援の実施が困難となる事由を認知した日から14日以内に、電子届出システム、または管轄の地方出入国在留管理局への書面で行います。入管庁の参考様式のページでは、第5-12号と第5-13号のどちらもWord様式と記載例が掲載されています。

届出の期限・対象外の場合・提出先は支援の実施困難に係る届出のガイドで確認できます。

第5-12号：転職支援の日付・内容・ハローワークの利用・結果を書く

記載例の第5-12号は、2つの欄で構成されています。

1つ目は、非自発的離職時の転職支援の対象である特定技能外国人の欄です。氏名（ローマ字）、性別、国籍・地域、生年月日、住居地と電話、在留カード番号を書きます。在留カード番号は、届出を行う時点で本人が持っている最新のカードの番号を書くよう、留意点に示されています。

2つ目は、転職支援の内容と対応結果の欄です。転職支援の年月日、内容、公共職業安定所の利用の有無、相談日、相談した公共職業安定所の名称、対応結果、対応者を書き、最後に転職支援を実施した機関名、支援責任者または支援担当者の氏名、電話番号を書きます。留意点は、内容と結果を具体的かつ簡潔に書くこと、公共職業安定所へ相談した場合はその旨を書くことを求めています。

• 責めに帰すべき事由によらない契約解除（非自発的な理由）の場合である
• 在留カード番号は最新のカードのものを書いた
• 転職支援の内容と対応結果を具体的かつ簡潔に書いた
• ハローワークの利用の有無、相談日、名称を書いた

第5-13号：実施できなかった支援とその理由を具体的に書く

第5-13号は、支援実施困難の内容と理由を文章で書く様式です。

記載例では、支援実施困難となった特定技能外国人の氏名、性別、国籍・地域、生年月日、在留カード番号と、特定技能所属機関の名称、住所（本店または主たる事務所）、電話を書きます。そのうえで、支援実施困難の内容及び理由等の欄に、実施が困難になった内容と理由を書きます。文章の形式は任意で、可能な限り具体的かつ詳細に書くよう注記があります。

留意点は、支援計画書で実施予定だった支援が困難になった場合は、未実施の理由も書くこと、欄内に書ききれないときは別紙（任意様式）を添付してよいことです。複数の外国人で未実施の支援内容が同じ場合は、氏名欄に「別紙のとおり」と書き、対象者の氏名などを書いた別紙（任意様式）を添付してもよいとされています。

運用要領は、本人の申出により支援を実施しなかった場合は届出の対象外としつつ、その申出があったことは記録として保管するよう求めています。

• 未実施になった支援の内容と、その理由を具体的に書いた
• 書ききれない部分は別紙（任意様式）を付けた
• 複数人で同じ内容の場合は「別紙のとおり」と書き、氏名の別紙を付けた
• 本人の申出で実施しなかった場合は、その記録を保管した

全部を登録支援機関に委託している場合は、所属機関の届出が不要

支援の全部を登録支援機関に委託している場合は、届出をする主体が変わります。

運用要領は、特定技能所属機関が支援計画の全部の実施を登録支援機関に委託した場合は、この実施困難の届出は不要だとしています。その場合は、登録支援機関から参考様式第4-3号の実施困難に係る報告が提出される必要があります。

第5-13号の記載例には、支援を行った者の欄に「委託を受けた実施担当者」と、「特定技能所属機関又は支援委託を受けた登録支援機関」の名称を書く欄があります。第5-13号の注意書きは、登録支援機関が第4-3号で報告する場合も、その事由欄でチェックした項目について、この理由書を添付するものとしています。

委託契約書の記載事項は支援委託契約書（第5-10号）のガイドで確認できます。