定期面談報告書2種（第5-5号・第5-6号）の記載欄

本人との面談は第5-5号、監督者との面談は第5-6号

定期面談報告書は、面談の相手ごとに様式が分かれています。

運用要領は、定期的な面談を3か月に1回以上の頻度で行うものとしています。面談の結果は、定期面談報告書（参考様式第5-5号、第5-6号）に記載して、1号特定技能外国人支援の状況に係る文書として保存するよう求めています。派遣形態による受入れの場合は、派遣先の監督的立場にある者との面談も必要です。

第5-5号の様式名は「定期面談報告書（1号特定技能外国人用）」で、本人と面談した結果を書きます。第5-6号は「定期面談報告書（監督者用）」で、本人を監督する立場にある人と面談した結果を書きます。2つの様式は、確認する事項の並びと件数が同じで、文の主語だけが本人側か受入れ側かで入れ替わっています。

面談の頻度や進め方、管理簿の記録項目は定期面談のガイドで確認できます。

冒頭の欄：面談対象者・面談対応者・方式

報告書の冒頭には、誰が誰と、いつ、どの方式で面談したかを書きます。

「面談対象者」の欄は、第5-5号では特定技能外国人の氏名と特定技能所属機関の氏名又は名称を書きます。第5-6号では、監督者の氏名と役職、所属部署を書きます。どちらも面談日と、方式（対面かオンラインか）を選ぶ欄があります。

「面談対応者」の欄は、面談した人の氏名と、役職です。役職は、支援責任者か支援担当者かを選び、あわせて役職名も書きます。末尾には、作成年月日と面談実施者の氏名の欄があります。

確認する5つの事項18項目と、文の言い回しの違い

面談結果の欄は、5つの事項に分かれた18項目に、問題の有無を書く作りです。

5つの事項は、業務内容に関する事項（3項目）、待遇に関する事項（6項目）、保護に関する事項（5項目）、生活に関する事項（2項目）、その他の事項（2項目）です。その他の事項の2項目めは、括弧に内容を書く自由記入の項目です。各項目に有・無の選択欄があり、問題がある場合は「問題の内容」欄に詳細を書きます。

様式の注意書きは、面談を行った結果について「問題の有無」を記載し、問題がある場合は「問題の内容」欄にその詳細を記載するとしています。項目の文は「〜していないこと」「〜していること」のように状態を述べる形で書かれているため、有・無の選び方は、様式の注意書きと入管庁の記載の案内で確認してください。このほか、基準不適合等の有無（有りか、なしか）と、その他特筆すべき事項の欄があります。

基準不適合等が分かったときに書く「4 対応」の欄

面談で基準不適合等が分かった場合は、報告書の最後の欄に対応の結果を書きます。

「基準不適合等の有無」で「有り」を選ぶと、下の「4 基準不適合等への対応」に詳細を書きます。欄は、基準不適合等の発生年月日、その内容、対応結果の3つです。対応結果は、外国人本人への対応、特定技能所属機関への対応、関係行政機関への対応に分かれています。

本人への対応は、労働基準監督署等の関係行政機関を案内した場合は案内した機関名を書き、特段対応しなかった場合は理由を書きます。所属機関への対応は、責任者への通知（通知済みなら通知日と通知の相手方、未通知なら理由）と、出入国在留管理庁への案内（案内済みか未了か）です。関係行政機関への対応は、通報済みなら通報日と通報先、未了なら理由で、通報不要と判断した場合もここに書きます。

様式の注意書きは、基準不適合を認知した場合の提出先の様式も示しています。自社で支援する場合は基準不適合に係る届出書（参考様式第3-5号）、委託による支援の場合は実施困難に係る報告書（参考様式第4-3号）を、地方出入国在留管理局に提出します。

届出書（第3-5号）の記載欄は基準不適合の届出のガイドで確認できます。

• 本人と監督者の両方を面談し、第5-5号と第5-6号を1通ずつ作った
• 3か月に1回以上の頻度で面談している
• 面談対応者の役職（支援責任者か支援担当者か）を書いた
• 問題があった項目は「問題の内容」欄に詳細を書いた
• 基準不適合等があれば「4 対応」の欄を書き、第3-5号か第4-3号の提出も確認した