外国人従業員のマイナンバー：提供を求める場面・本人確認・保管と廃棄

外国人の個人番号と在留カードの番号は別の番号

個人番号は、住民票に住民票コードが記載された人に市町村長が指定する番号で、在留カードの番号とは別のものです。

番号法第7条第1項は、市町村長が、住民票に住民票コードを記載したときに、その住民票コードを変換した個人番号を指定すると定めています。中長期在留者の住民票には、総務省の案内によれば、在留カードの番号と在留資格、在留期間、その満了日が記載されます。

在留カードの番号は、在留カードに載っている番号で、個人番号ではありません。在留カードの表面に個人番号は載っていないため、在留カードの確認だけでは従業員のマイナンバーを確認したことになりません。

提供を求められる場面は、源泉徴収票や社会保険の届出などの事務に限られる

事業者が従業員に個人番号の提供を求められるのは、源泉徴収票の作成や社会保険の届出など、法令で定められた事務のためです。

個人情報保護委員会のガイドライン（事業者編）は、事業者が従業員の個人番号を扱う事務の例として、給与所得の源泉徴収票作成事務と、健康保険・厚生年金保険の届出事務を挙げています。番号法第15条は、これらの定めに当たる場合を除き、他人に個人番号の提供を求めてはならないと定めています。

ガイドラインは、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないとしています。利用目的は、社内LANでの通知、書面の提示、就業規則への明記、ホームページへの掲載などの方法で本人に知らせます。

社会保険の取得・喪失の届出は社会保険の資格取得・喪失の届出のガイドで確認できます。

本人確認：個人番号カード1枚か、番号確認書類と身元確認書類の組み合わせ

個人番号の提供を受けるときは、番号法第16条により、番号の確認と本人の身元の確認を行います。

個人番号カードの提示を受ければ、1枚で番号の確認と身元の確認の両方を満たします。カードがない場合は、住民票の写しなどの番号確認書類と、身元確認書類を組み合わせて確認します。通知カードは廃止されていますが、ガイドラインによれば、記載事項に変更がない間は経過措置で番号確認書類として使えます。

国税庁の案内では、身元確認書類の例に、運転免許証、旅券、在留カード、特別永住者証明書などが挙がっています。在留カードは身元確認書類には使えても、個人番号が載っていないため、番号確認書類にはなりません（個人番号カードとみなされる特定在留カードは別です）。

国税庁の案内によれば、雇用関係があり、対面で本人であることが明らかな場合は、身元確認書類の提示を省略できます。この場合も、番号の確認は必要です。

保管と廃棄：事務に必要な間だけ保管し、不要になったら速やかに廃棄する

個人番号は、その事務を行う必要がある場合に限って保管でき、必要がなくなり法定の保存期間も過ぎたら、できるだけ速やかに廃棄または削除します。

番号法第20条は、第19条各号に当たる場合を除き、特定個人情報を収集または保管してはならないと定めています。ガイドラインは、保存期間の定めがある書類は、その期間が過ぎてから番号を廃棄する例として、扶養控除等申告書を挙げています。提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年を経過する日まで保存し、その後に番号を廃棄します。

番号法第12条は、個人番号の安全管理のために必要な措置を求めています。ガイドラインの別添は、基本方針や取扱規程の整備と、組織的・人的・物理的・技術的な各措置を示しています。退職や帰国のときの書類の扱いは、別のガイドで確認できます。

退職時の書類の扱いは退職証明書のガイドで確認できます。