相談記録書（第5-4号）の記載欄と対応結果欄の書き方

相談記録書を出すのは、実施困難の届出と特異事案報告書のとき

相談記録書（参考様式第5-4号）は、相談・苦情への対応が発生した場合に、特定技能所属機関の実施困難の届出や登録支援機関の特異事案報告書へ添えて出す書類です。

入管庁の提出資料一覧表は、1号特定技能外国人支援計画の実施困難に係る届出書（参考様式第3-7号）で、認知の日から14日以内に届出書を出すよう求めています。この届出に添える書類の一つに相談記録書があり、「相談・苦情対応が発生した場合、当該書式に記載して提出してください」と書かれています。

登録支援機関の側も同じです。1号特定技能外国人支援計画の実施における特異事案報告書（参考様式第4-3号）は、発生から14日以内に出し、相談・苦情対応が発生した場合は相談記録書を添えます。

相談・苦情への対応という支援の中身は、相談・苦情対応の支援のガイドで整理しています。

様式は1枚の表。相談者・受理日・内容・対応結果・対応者の列

相談記録書は、冒頭に記録の期間と機関の氏名又は名称を書き、その下の表に相談1件を1行で書く様式です。

期間は「月日から月日まで」の形で書く欄です。表には、相談者の氏名・性別・国籍・地域・生年月日・在留カード番号、相談受理日、相談内容、対応結果、対応者の氏名の列があります。

1枚目の表は番号1から4まで、続く表は5から9までです。注意書きは、用紙が足りない場合は適宜2枚目のシートを編集して作成するよう求めています。

全ての相談・苦情で「対応結果」欄まで書く

提出資料一覧表は、全ての相談・苦情案件について、「対応結果」欄まで記載されていることが必要と明記しています。

この注記は、実施困難の届出（第3-7号）の提出資料一覧表と、登録支援機関の特異事案報告書（第4-3号）の提出資料一覧表の、どちらにも同じ文言で書かれています。相談を受けた日と相談内容だけでなく、対応した結果まで書いた記録を添える、という意味です。

様式の欄は、相談者、相談受理日、相談内容、対応結果、対応者の氏名です。対応結果の欄の書き方を細かく定めた注意書きは、様式にはありません。

一緒に出す書類：定期面談報告書と支援実施困難の理由書

実施困難の届出や特異事案報告書では、相談記録書のほかに、きっかけに応じた書類を添えます。

提出資料一覧表は、定期面談が特異事案のきっかけになった場合に、定期面談報告書（参考様式第5-5号の特定技能外国人用、第5-6号の監督者用）を出すとしています。

登録支援機関の特異事案報告書では、支援実施困難に係る理由書（参考様式第5-13号）など、報告の事由に応じた書類も必要になります。事由ごとの組み合わせは、特異事案報告書のガイドで確認できます。

特異事案報告書の記載欄は、特異事案報告書（第4-3号）のガイドで確認できます。

• 相談・苦情対応が発生したか確認した
• 届出・報告の期限（認知・発生から14日以内）を守れる
• 相談ごとに、受理日・内容・対応結果・対応者を書いた
• 用紙が足りないときは2枚目を作成した