監理支援機関の帳簿書類：備える9種類と保管期間・監理支援費管理簿の記載事項

備えて置く帳簿書類は9種類

監理支援機関は、監理支援事業に関する帳簿書類を作成し、監理支援事業を行う事業所に備えて置かなければなりません（法第41条）。

備える帳簿書類は、規則第70条第1項が9種類を定めています。運用要領は、それぞれに記載すべき最低限の事項を示しています。

このうち最後の1種類は、育成就労産業分野のうち告示で定める特定の分野に係るものについて、その分野を所管する行政機関の長が告示で定める帳簿書類です。分野によっては、表にある書類のほかに備える書類が増える場合があります。これらの帳簿書類は、機構が行う実地検査や主務大臣が行う立入検査の際にも提示できるよう、適切に作成して備えて置く必要があります。

備える場所と保管期間：育成就労の終了日から1年間

帳簿書類は事業所ごとに備え、基になった育成就労が終わった日から1年間は保管します。

保管期間は、帳簿書類の基となる育成就労が終了した日から1年間です（規則第70条第2項）。

運用要領は、書面に代えて電磁的記録で作成・保存することも認めています。この場合は、ファイルや光ディスク等で保存する方法、書面をスキャナで読み取って保存する方法のいずれかによります。あわせて、必要なときに内容を出力し、すぐに整然とした明瞭な状態で表示し、書面を作成できるようにしておく必要があります。

監理支援費管理簿の記載事項

監理支援費に係る管理簿は、監理支援費管理簿（参考様式第4-8号）で作成します。

記載する事項は、監理支援費を支払った育成就労実施者の氏名または名称、支出を行った年月日、監理支援費の種類、額、算出の根拠、収支の状況の6つです。種類は、職業紹介費、講習費、監査指導費、その他諸経費の区分ごとに記載し、より詳しい費目を特定できるなら、特定したうえで書くことが望ましいとされています。

算出の根拠は、人件費や交通費など、金額のもとになった内容が分かるように記載します。管理簿のほかに、徴収した事実や算出の根拠を示す請求書・領収書の写しなどと、支出の事実を裏付ける書類（監査時の交通費や、入国後講習の講師への謝金の領収書など）も、記載内容を裏付ける資料として備えます。

監理支援費の4つの種類と実費の範囲は、監理支援費のガイドで確認できます。

あっせん管理簿の記載事項：求人と求職の両方

雇用関係の成立のあっせんに係る管理簿は、参考様式第4-9号で作成します。

求人に関する事項として、求人者の氏名または名称、住所、連絡先、求人を受け付けた年月日、求人の有効期間、職業紹介の取扱状況を記載します。取扱状況には、求職者や送出機関の氏名または名称、採用か不採用かの別、採用年月日を書きます。

求職に関する事項として、外国の送出機関の氏名または名称、求職者の氏名、生年月日、希望する業務区分、求職を受け付けた年月日、求職の有効期間、職業紹介の取扱状況を記載します。求人者や求職者とのトラブルを防ぐ観点から、採否に至るまでの経緯を書いても差し支えないとされています。

あっせんのルールは、育成就労職業紹介のガイドで確認できます。

受入れ企業が確認すること

帳簿書類は監理支援機関が備えるものですが、受入れ企業にとっては、費用の説明と記録が合っているかを確かめる手がかりになります。

受入れ企業は、見積書や請求書に書かれた監理支援費の種類と額が、監理支援費管理簿の区分（職業紹介費、講習費、監査指導費、その他諸経費）と対応する説明になっているかを、監理支援機関に尋ねることが考えられます。

帳簿書類を企業が閲覧できるかどうかは、運用要領の帳簿の備付けの節には書かれていません。個別の機関の運用は、機構などの関係機関でも確かめてください。

• 見積書・請求書の費目が、職業紹介費・講習費・監査指導費・その他諸経費のどれに当たるか説明を受けたか
• 算出の根拠となる人件費や交通費などの内訳を尋ねたか
• 育成就労の終了日から1年間は記録が保管されることを確認したか